Auf der Yellow Brick Road mit EasyCatalog

Mit diesem Blogartikel starten wir eine vertiefte, dreiteilige Serie über unsere begeisterte Nutzung von EasyCatalog und die fünf Schritte, die es zum automatisierten Publizieren braucht. 

Das Desaster mit unübersichtlichen Daten

Die Produktion von Katalogen, Datenblättern, Preislisten und sonstigen Druckstücken kann ein teurer und zeitaufwändiger Vorgang sein. Das Marketing-Team muss alle Daten in ein Layout übertragen und dabei ungemein aufpassen, keine falschen Werte zu übertragen oder Werte in ein falsches Feld einzutragen. Das fertige Layout muss mehrfach Korrektur gelesen werden, bis man nach menschlichem Ermessen alle Daten in der richtigen Form und an der richtigen Stelle platziert hat. Und doch bleibt ganz oft noch ein falscher Preis oder eine veraltete Produktbeschreibung übrig. Bei mehrsprachigen Druckstücken wiederholt sich dieser Vorgang und verkompliziert sich allein durch die fremde Sprache, die gegebenenfalls auch noch andere Schriftzeichen enthält.

Die «easy» Lösung

Viele Firmen haben bereits in Datenbanken* investiert – meistens um einen Onlineshop in Betrieb zu nehmen. Häufig wird diese Datenbasis jedoch nicht für Printzwecke wiederverwendet, oder sie ist notabene so angelegt, dass sie nicht für Printzwecke verwendbar ist. An dieser Stelle kommt EasyCatalog ins Spiel: Ungeachtet davon, wo und wie Daten gespeichert sind, EasyCatalog kann eine Verbindung dorthin aufbauen und die Daten auch für eine automatisierte Printproduktion nutzbar machen.

Um den bestmöglichen Nutzen aus dem Einsatz von EasyCatalog zu ziehen, folgen wir einem bewährten Leitfaden, der uns Schritt für Schritt vom mühsamen manuellen Befüllen von InDesign-Dokumenten zur automatisierten Druckstückerstellung führt.

1. Schritt: Was haben wir? Überblick über die Daten verschaffen

Eine gute Datenqualität ist der Schlüssel für jede Automatisierung eines Publikationsprozesses. EasyCatalog basiert auf Daten – deshalb hat deren Qualität unmittelbaren Einfluss auf die Qualität des Outputs und damit auf den „Return on Investment“, der sich aus der Nutzung von EasyCatalog ergibt.

Häufig sind Daten nur teilweise oder unvollständig vorhanden. Daher schauen wir als Erstes genau hin und prüfen folgende Punkte:

• Haben wir alles in den Daten, was auf der gedruckten Seite erscheinen soll?
• Haben wir alle Bildreferenzen (Bildname, Bildpfade)?
• Haben alle Daten ein eindeutiges Erkennungsmerkmal, einen «Schlüssel»?
• Sind den Daten Strukturen, Gruppen, Kategorien o.ä. zugeordnet?
• Haben wir die sprachspezifischen Daten in allen benötigten Sprachen?
• und vieles andere mehr

Manchmal gibt es noch gar keine strukturierten Daten, sondern fertige Kataloge in Form von InDesign-Dateien. Auch in dieser Situation nutzen wir EasyCatalog: Wir bauen aus den InDesign-Dateien retrograd einen Datenbestand auf. Diesen können wir dann wiederum in ein PIM importieren. Und wenn wir gerade dabei sind: für unsere Kunden bauen wir das PIM in einem modernen System auch gleich mit auf. EasyCatalog verwendet bestehende Datenquellen und benötigt daher kein eigenes Datenbanksystem. Wenn also schon ein zentraler Datenspeicher besteht, zapfen wir diesen an und verwenden dessen Daten.

EasyCatalog kann Daten importieren unter anderem aus:

• textlichen Dateien wie CSV
• Excel; Google Sheets
• WordPress-Systemen
• XML-/JSON-Dateien
• PIM-Systemen
• Bilddatenbanken
• Adressdatenbanken, CRM-Systemen

EasyCatalog basiert wie InDesign selbst auf dem Unicode-Standard. Das heisst insbesondere, dass Publikationen grundsätzlich in allen Sprachen möglich sind. Für Sprachen, die von rechts nach links geschrieben werden, gibt es ein anderes Plug-in für InDesign – und EasyCatalog schliesst sich einfach an. 

Sorgloser Weg zum Ziel

Also alles ganz easy, wie es der Name verspricht. Sie entscheiden in diesem ersten Schritt der Datenbereinigung darüber, welche Informationen für Ihre Publikation relevant sind und sorgen dafür, dass diese zur Verfügung stehen. Alles andere entlang der «Yellow Brick Road» erledigen wir für Sie!

In den weiteren Schritten geht es darum, in welcher Form die Daten publiziert werden sollen, also den effektiven Output zu definieren und die entsprechenden Templates zu erstellen. Als nächstes werden diese dann mit den aufbereiteten Daten befüllt. Fertig ist die automatisierte Publikation­­! 

*In einem früheren Blogbeitrag (https://salted.ch/blog/simsala-pim) haben wir bereits auf die Vorteile eines PIMs eingezahlt.